הצג את כל הקטגוריות

הדף הראשי: משימות הממתינות לתשומת לבך

דרישות תשלום להפיק הן שורות הזמנות פתוחות שמועד התשלום הנקוב שלהן חלף או מתקרב (בשבוע הקרוב).

דרישות תשלום פתוחות הן חשבוניות שהופקו (הודפסו) אך טרם נפרעו (כלומר, טרם הופקה להן קבלה המסומנת כקבלה שנפרעה).

עבור עוסק חייב בדיווח מע"מ, חשבוניות מס להפיק הן שורות תקבולים שמועד פרעונם חלף או מתקרב (בשבוע הקרוב), שלהן לא מקושרת חשבונית מס. אלו הן קבלות שהופקו כנגד תשלומים דחויים, מתוך מטרה להפיק להם את חשבונית המס במועד הפירעון.

הזמנות

שער ההמרה נמשך באופן אוטומטי מאתר האינטרנט של בנק ישראל, לפי התאריך הסמוך ביותר למועד המסמך שעבורו פורסם שער המרה.

ניתן לרשום שער המרה באופן ידני, במקום השער המוצע, או במקרים בהם אין חיבור לרשת האינטרנט בשעת עריכת הזמנה או חשבונית/קבלה.

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

הצעות מחיר

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

חשבוניות וקבלות

שער ההמרה נמשך באופן אוטומטי מאתר האינטרנט של בנק ישראל, לפי התאריך הסמוך ביותר למועד המסמך שעבורו פורסם שער המרה.

ניתן לרשום שער המרה באופן ידני, במקום השער המוצע, או במקרים בהם אין חיבור לרשת האינטרנט בשעת עריכת הזמנה או חשבונית/קבלה.

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

באופן כללי, חשבונית מהווה בקשה לתשלום וקבלה מהווה רישום קבלת תשלום.

למסמכים החשבונאיים השונים משמעויות נוספות בהיבט חוקי המס, כדלהלן:

חשבונית עיסקה – דרישה לתשלום ללא התחייבות העברת סכום מע"מ שגבית מהלקוח לרשות המע"מ.

חשבונית מס – דרישה לתשלום עם התחייבות להעברת סכום המע"מ הנקוב בחשבונית לרשות המע"מ. יכולה לשמש גם כתעודת משלוח המלווה את הטובין בדרכו ללקוח.

קבלה – רישום קבלת תשלום והתחייבות העברת מס בגין ההכנסה לרשות מס הכנסה.

חשבונית מס/קבלה – איחוד חשבונית מס וקבלה במסמך אחד (שקול להפקה נפרדת של חשבונית מס וקבלה עבור אותה העסקה).

לתשומת לבך:

  • עוסק פטור אינו גובה מע"מ ואינו מעביר מע"מ לרשות המע"מ, לפיכך אינו מפיק חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה.
  • לעיתים חולף זמן בין מועד הפקת דרישת התשלום (חשבונית מס) לקבלת התשלום מהלקוח. נוצר מצב לפיו אתה התחייבת להעביר את סכום המע"מ לרשות המע"מ הרבה לפני שקיבלת מהלקוח את סכום המע"מ הזה. על מנת להימנע מהעברת תשלום המע"מ לרשות המע"מ לפני שאתה קיבלת את התשלום (עם המע"מ) מהלקוח, מקובל להפיק חשבונית עסקה (ולא חשבונית מס) כדרישה לתשלום, ורק עם קבלת התשלום, להפיק חשבונית מס/קבלה.

לפי החוק, לא ניתן לעדכן מסמך חשבונאי לאחר שהופק. לפיכך, חשבונית/קבלה שהודפסה איננה ניתנת לעדכון.

חשבונית/קבלה בסטאטוס "ממתינה" ניתנת לעדכון, הואיל ומסמך בסטאטוס "ממתינה" נחשב כטיוטא.

מאחר ומסמך בסטאטוס "ממתינה" נחשב כמסמך טיוטא הניתן למחיקה, יצירת מסמך מאותו הסוג עשוי להוביל למצב שבו רצף מספרי המסמכים מסוג זה נשבר, מצב המנוגד להוראות רשות המיסים.

לדוגמא: אתה מעדכן חשבונית מס שמספרה 4010. עדין לא הדפסת אותה, ולכן היא בסטאטוס "ממתינה".

אתה מוסיף חשבונית מס חדשה, שמספרה 4011, ומדפיס אותה.

אתה מוחק את חשבונית 4010.

ברצף המספרים של חשבוניות המס חסר לך עתה מסמך שמספרו 4010 – בניגוד להוראות רשות המס.

ממתינה: המסמך בתהליך עריכה, נחשב כטיוטא בלבד.

הודפסה: המסמך הופק ועתה מהווה חלק ממערכת הנהלת החשבונות שלך לטובת דיווח על הכנסות, הפרשת מיסים וכד'.

נפרעה: כל תשלומי הקבלה (והחשבונית) נפרעו.

ביטול מסמך מסוג חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס/קבלה לאחר שהופק, מחייב את הפעולות הבאות:

  1. הפקת מסמך זיכוי נגדי מאותו הסוג (בסכום שלא יעלה על סכום המסמך המקורי).
  2. תיעוד סיבת הביטול בהערה.
  3. סימון מסמך המקור בתווית "מבוטל" ושמירתו

לביטול/זיכוי מסמך חשבונאי, הצב את הסמן על המסמך אותו יש לבטל בגיליון החשבוניות/קבלות ולחץ על הכפתור "בטל" אשר מעל הטבלה.

החשבונייה שלי - הפקת חשבונית זיכוי
החשבונייה שלי – הפקת חשבונית זיכוי

בהתאם לסוג המסמך ולסטאטוס שלו, החשבונייה שלי תנחה אותך איך לפעול במקביל לתהליך הוספת מסמך הזיכוי הנגדי, אם יש צורך בכך.

הכן מראש קובץ תמונה, גודל מומלץ: רוחב: 1814 פיקסלים, גובה: 312 פיקסלים.

בלשונית "חשבוניות וקבלות" בהגדרות המערכת לחץ על הכפתור "בחר קובץ…".

בחר את קובץ התמונה שהכנת ואשר העלאתו לחשבונייה שלי.

תצוגה מוקטנת של התמונה תוצג בחלון ההגדרות לאחר שקובץ התמונה שובץ בהצלחה בחשבוניות שלך.

החשבונייה שלי - הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית
החשבונייה שלי – הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית

מיתוג ועיצוב

לשונית "העסק שלך" בהגדרות המערכת מאפשרת לך לבחור שלושה צבעים המאפיינים את מיתוג העסק שלך.

החשבונייה שלי - מיתוג בצבעי העסק שלך
החשבונייה שלי – מיתוג בצבעי העסק שלך

צבעים אלו ישמשו בהפקת המסמכים החשבונאיים לפי הכללים הבאים:

הצבע הכהה מבין השלושה ישמש למלל ובו פרטי העסק שלך בראש המסמך.

הצבע הבהיר מבין השלושה ישמש לקווי הטבלאות, רקע כותרות הטבלאות ומלל ההערות.

הצבע השלישי ישמש למלל ובו שם ופרטי הלקוח בראש המסמך.

תוכל לשחק עם סדר הצבעים על מנת לקבל תוצאות שונות בעיצוב המסמכים החשבונאיים.

הכן מראש קובץ תמונה, גודל מומלץ: רוחב: 1814 פיקסלים, גובה: 312 פיקסלים.

בלשונית "חשבוניות וקבלות" בהגדרות המערכת לחץ על הכפתור "בחר קובץ…".

בחר את קובץ התמונה שהכנת ואשר העלאתו לחשבונייה שלי.

תצוגה מוקטנת של התמונה תוצג בחלון ההגדרות לאחר שקובץ התמונה שובץ בהצלחה בחשבוניות שלך.

החשבונייה שלי - הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית
החשבונייה שלי – הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית

משלוח הודעות ומסמכים ללקוחות

לפי הוראות חוזר מנכ"ל 2004, ובהסתמך על חוק חתימה אלקטרונית (2001), על מנת שספק יוכל לשלוח מסמכי מקור חתומים בחתימה אלקטרונית במקום להדפיס אותם ללקוח, על הספק לעמוד בשורה של תנאים ומשימות, כדלהלן:

  • להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר על מנת לקבל תעודה אלקטרונית מאומתת ("מאושרת"). בישראל שתי חברות מורשות כגורם מאשר: personalID, Comsign.
  • להודיע בדאר רשום לפקיד השומה על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשבים
  • לקבל אישור בכתב ולשמור אותו, מכל לקוח (שאיננו אדם פרטי) המאשר לו לשלוח ללקוח מסמכים ממוחשבים
  • על הלקוח (באם אינו אדם פרטי) חלות הוראות בדבר שמירה וגיבוי מסמכים ממוחשבים

עם זאת, החוק מאפשר לרכוש תעודה אלקטרונית מבלי הצורך להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר, ובאמצעות תעודה אלקטרונית מאובטחת זו, ניתן להפיק מסמכים ממוחשבים חתומים אלקטרונית, כנגד אמצעי התשלום הבאים בלבד:

  • כרטיס אשראי הלקוח, כאשר השובר ערוך לפקודת הספק.
  • שיק לפקודת שם הלקוח, עליו נכתב "לא סחיר".
  • העברה בנקאית לחשבון הספק הכלול במערכת חשבונותיו.

כפי שניתן לראות, על מנת לוותר על הצורך להדפיס מסמכים חשבונאיים בהתאם לחוק, נדרשת השקעה לא מבוטלת מצד הספק, ובמקרים מסויימים גם מצד הלקוח, מה שהופך אפשרות זו למורכבת ליישום בשלב זה.

בבדיקה שערכנו עם שני הרוגמים המאשרים המוכרים, יישום פתרון זה עבור קהל לקוחותינו בהתאם לחוק, צפוי לעלות לכל לקוח מאות עד אלפי ש"ח, מדי שנה. לפיכך, החלטנו להמתין עם יישום פתרון זה לעת עתה.

הפתרון הפרקטי אותו אנו מציעים: הדפסת מסמכי המקור, בסמוך להדפסתם משלוח עותק נאמן למקור ללקוח בהודעת אימייל (בלחיצת כפתור), והעברת מסמכי המקור ללקוח במועד הנוח לשניכם (בדאר או בפגישה).

ניהול מוצרים ושירותים

זה תלוי באסטרטגית התמחור והצגת המחירים שלך, המערכת תומכת בשתי האפשרויות. בחר בשיטה המתאימה לך בהגדרות המערכת, לשונית "חשבוניות וקבלות". בהתאם לשיטה שבה בחרת, המערכת תוסיף מע"מ למחירי המוצרים שלך, או תפחית מע"מ ממחירי המוצרים שלך.

החשבונייה שלי - הגדרת אופן חישוב המע
החשבונייה שלי – הגדרת אופן חישוב המע"מ

תעודות משלוח

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

Load More

X

שכחת סיסמתך?

הצטרף אלינו