הצג את כל הקטגוריות

חשבוניות וקבלות

מסמכי מקור מסוג: חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס/קבלה חייבים בהדפסה לפני שניתן יהיה לשלוח העתק נאמן למקור באמצעות הודעת אימייל ללקוח.

משלוח הודעות ומסמכים ללקוחות

לפי הוראות חוזר מנכ"ל 2004, ובהסתמך על חוק חתימה אלקטרונית (2001), על מנת שספק יוכל לשלוח מסמכי מקור חתומים בחתימה אלקטרונית במקום להדפיס אותם ללקוח, על הספק לעמוד בשורה של תנאים ומשימות, כדלהלן:

  • להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר על מנת לקבל תעודה אלקטרונית מאומתת ("מאושרת"). בישראל שתי חברות מורשות כגורם מאשר: personalID, Comsign.
  • להודיע בדאר רשום לפקיד השומה על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשבים
  • לקבל אישור בכתב ולשמור אותו, מכל לקוח (שאיננו אדם פרטי) המאשר לו לשלוח ללקוח מסמכים ממוחשבים
  • על הלקוח (באם אינו אדם פרטי) חלות הוראות בדבר שמירה וגיבוי מסמכים ממוחשבים

עם זאת, החוק מאפשר לרכוש תעודה אלקטרונית מבלי הצורך להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר, ובאמצעות תעודה אלקטרונית מאובטחת זו, ניתן להפיק מסמכים ממוחשבים חתומים אלקטרונית, כנגד אמצעי התשלום הבאים בלבד:

  • כרטיס אשראי הלקוח, כאשר השובר ערוך לפקודת הספק.
  • שיק לפקודת שם הלקוח, עליו נכתב "לא סחיר".
  • העברה בנקאית לחשבון הספק הכלול במערכת חשבונותיו.

כפי שניתן לראות, על מנת לוותר על הצורך להדפיס מסמכים חשבונאיים בהתאם לחוק, נדרשת השקעה לא מבוטלת מצד הספק, ובמקרים מסויימים גם מצד הלקוח, מה שהופך אפשרות זו למורכבת ליישום בשלב זה.

בבדיקה שערכנו עם שני הרוגמים המאשרים המוכרים, יישום פתרון זה עבור קהל לקוחותינו בהתאם לחוק, צפוי לעלות לכל לקוח מאות עד אלפי ש"ח, מדי שנה. לפיכך, החלטנו להמתין עם יישום פתרון זה לעת עתה.

הפתרון הפרקטי אותו אנו מציעים: הדפסת מסמכי המקור, בסמוך להדפסתם משלוח עותק נאמן למקור ללקוח בהודעת אימייל (בלחיצת כפתור), והעברת מסמכי המקור ללקוח במועד הנוח לשניכם (בדאר או בפגישה).

בהגדרות המערכת, ניתן לכתוב את נוסח הודעות האימייל, הם ללקוחות המקבלים מסמכים בעברית, והן ללקוחות המקבלים מסמכים באנגלית, בכל אחת מהלשוניות: הצעות מחיר, הזמנות, חשבוניות וקבלות.

החשבונייה שלי - נוסח הודעות אימייל ללקוח
החשבונייה שלי – נוסח הודעות אימייל ללקוח

בעריכת נושא וגוף הודעות האימייל בהגדרות המערכת, ניתן לשבץ את התגיות החכמות הבאות:

התג <Doc_Number> יוחלף במספר המסמך החשבונאי המצורף להודעת האימייל.

התג <Recipient_Number> יוחלף בשם הנמען (איש הקשר של הלקוח הנבחר למסמך זה).

החשבונייה שלי - תגיות חכמות בהודעות אימייל ללקוח
החשבונייה שלי – תגיות חכמות בהודעות אימייל ללקוח

משלוח הודעות אימייל ללקוחות דורש הגדרת חשבון אימייל ממנו תישלחנה ההודעות. הגדרת חשבון האימייל אפשרית בלשונית "מערכת" בהגדרות המערכת.

אם מותקנת תוכנת Microsoft Outlook במחשב שלך עם הגדרת חשבון פעיל ממנו ניתן לשלוח הודעות אימייל, כל מה שצריך לעשות בהגדרת אופן משלוח ההודעות זה לבחור Outlook ברשימה.

החשבונייה שלי - הגדרת משלוח הודעות אימייל
החשבונייה שלי – הגדרת משלוח הודעות אימייל

לחלופין, ניתן להגדיר התחברות לשרתי אימייל המאפשרים חיבור בפרוטוקול SMTP. לשם כך, יש לדעת את שם שרת האימייל, מספר הערוץ (Port), שם המשתמש והסיסמא לחשבון ממנו רוצים לשלוח הודעות.

אם ברשותך חשבון Gmail בשרתי גוגל (Google), בחר באופן משלוח ההודעות: SMTP, והזן את ההגדרות הנוספות כדלהלן:

  • שרת אימייל: smtp.gmail.com
  • ערוץ: 465
  • סמן תקשורת מאובטחת (SSL)
  • השם והסיסמא שלך לחשבון הגוגל

לחץ על הכפתור "שלח הודעה לבדיקה" לפני שמירת ההגדרות על מנת לוודא שמשלוח הודעות האימייל הוגדר בהצלחה.

בנוסף, יש לאפשר קבלת הוראות למשלוח הודעות בצורה פחות מאובטחת בהגדרות החשבון שלכם בגוגל באופן הבא:

התחברו לחשבון הגוגל עם השם והסיסמא שלכם, בדפדפן האינטרנט שלכם. לאחר מכן, גשו לכתובת הבאה:

https://myaccount.google.com/lesssecureapps

הפעילו את המתג המאפשר התחברות פחות בטוחה לחשבון הגוגל שלכם.

החשבונייה שלי - הגדרות גוגל
החשבונייה שלי – הגדרות גוגל

הסברים אודות הגדרה זו ניתן למצוא כאן:

https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=iw

תעודות משלוח

כל מטרתה ותכליתה של תעודה משלוח ללוות מוצר בדרכו. אין משמעות לתעודת משלוח שלא למטרה זו.

Load More

X

שכחת סיסמתך?

הצטרף אלינו