הצג את כל הקטגוריות

אתגרים טכנים

על מנת לאפשר למערכת ההפעלה "חלונות" לתמוך בשפה העברית המשמשת במערכת "החשבונייה שלי", נדרשת הגדרת השפה העברית עבור תוכניות שאינן תוכניות Unicode במחשב שלך.

יש להתחבר למערכת ההפעלה "חלונות" עם חשבון שלו הרשאות מנהל על מנת לבצע את שינוי ההגדרה הבאה.

במערכת ההפעלה "חלונות" בגרסה 10, הגדרת עברית עבור תוכניות שאינן תוכניות Unicode מתבצעת באופן הבא:

1. בתיבת החיפוש בסרגל המשימות (למטה, היכן שכפתורי המשימות, השעה והתאריך, וכפתור התפריט הראשי של "חלונות" נמצאים), בצע חיפוש ל: "הגדרות אזור ושפה".
במערכת בשפה האנגלית, חפש: Region & language settings.

2. בחלון ההגדרות שיפתח, יש לבחור בתפריט הימני: "הגדרות שפת הניהול". או באנגלית: Administrative Language Settings.

החשבונייה שלי - הגדרות שפה עבור מערכת ההפעלה
החשבונייה שלי – הגדרות שפה עבור מערכת ההפעלה

3. בחלון הגדרת אזור שיפתח, בלשונית "ניהולי", אם השפה הנוכחית עבור תוכניות שאינן תוכניות Unicode איננה עברית, יש ללחוץ על הכפתור "שינוי אזור המערכת…". באנגלית: Change System Locale.

החשבונייה שלי - הגדרות שפה עברית עבור מערכת ההפעלה
החשבונייה שלי – הגדרות שפה עברית עבור מערכת ההפעלה

4. בחלון הבא שיפתח, יש לבחור את אזור המערכת הנוכחי להיות עברית, ולאשר את כל החלונות. המערכת תבקש אישור לאתחל את מערכת ההפעלה – נאשר, ולאחר איתחול, "החשבונייה שלי" תרגיש בנוח במחשב שלך.

החשבונייה שלי - הגדרות שפה עברית עבור מערכת ההפעלה
החשבונייה שלי – הגדרות שפה עברית עבור מערכת ההפעלה


לאחר שליחת טופס הורדת מהדורת ההתנסות באתר שלנו, תקבל הודעת אימייל ובה קישור להורדת קובץ התוכנה. החשבונייה שלי מורכבת מקובץ אקסל אחד בודד.

בדרך כלל, הורדת הקובץ תשמור אותו בתיקיית "הורדות" במחשב שלך (Downloads עבור מהדורה אנגלית של Windows). העתק אותו לכל תיקייה לבחירתך על גבי המחשב שלך והפעל אותו משם. מומלץ לשמור עותק נוסף של הקובץ לאחר ההורדה, לפני הפעלתו הראשונה, כגיבוי.

בהתאם להגדרות האבטחה בהתקנת האקסל במחשב שלך, אפשר שתתקבל הודעה צהובה מתחת לסרט העליון של אקסל המבקשת אישור להפעלת התוכן – בדומה למוצג בתמונה הבאה.

הפעלת החשבונייה שלי - אזהרת אבטחה באקסל
הפעלת החשבונייה שלי – אזהרת אבטחה באקסל

לחצו על הכפתור "הפוך תוכן זה לזמין".

אפשר שתתקבלנה התראות אבטחה נוספות, המבקשות אישור הפעלת תוכן לזמין, כדוגמת פקודות מאקרו, רכיבי ActiveX וכד'. יש לאשר ולאפשר התראות אלו על מנת שהחשבונייה שלי תוכל לפעול במחשב שלך.

התראות אלו נועדו להגן על המחשב שלך מפני נוזקות עם פתיחת קבצי אקסל מסויימים שאתה לא יודע בהכרח מהיכן הגיעו או האם הם בטוחים (כלומר, לא מכילים קוד זדוני המכוון לגרום נזק למחשב ולקבצים שלך). כמובן ש-"החשבונייה שלי" מכילה רק קוד שיביא לך תועלת ולא יגרום שום נזק למחשב או לקבצים שלך.

בסרגל הכלים בראש כל גיליון, תמצא את כפתור הגדרות המערכת (ציור של גלגל שיניים).

החשבונייה שלי - הגדרות המערכת
החשבונייה שלי – הגדרות המערכת

בחלון הגדרות המערכת כמה לשוניות.

גיבוי נתונים הינו אחת הפעולות הכי חשובות בשימוש במערכות מידע, בוודאי כאשר מדובר בנתוני העסק שלך המהווים גם את ניהול הפנקסים שלך לפי הוראות רשויות המס.

בלשונית "מערכת" בהגדרות החשבונייה שלי, תוכל לבחור תיקייה אליה יגובו נתוני המערכת.

החשבונייה שלי - גיבוי נתונים
החשבונייה שלי – גיבוי נתונים

מומלץ לבחור בתיקייה המסונכרנת עם שירות אחסון קבצים בענן (כמו Dropbox, Sync, Google Drive). באופן זה, הנתונים יועתקו לגיבוי בשירות "ענן" זה בכל פעם שיבוצע גיבוי נתונים.

סמן "גיבוי אוטומטי (מומלץ) בתיבת הסימון המתאימה על מנת להבטיח גיבוי אוטומטי של הנתונים עם כל סגירה של המערכת.

בנוסף על גיבוי הנתונים, לפי הוראות רשויות המס, יש לבצע גיבוי של כל המערכת בשבוע הראשון בכל רבעון בשנת המס. החשבונייה שלי תזכיר לך לבצע גיבוי זה. כאשר המערכת סגורה, יש להעתיק את קובץ המערכת לתיקיית גיבוי ייעודית.

כן!

אחד העקרונות שהנחו אותנו בפיתוח המערכת היה לאפשר להשתמש במערכת מהמחשב/לפטופ, ללא צורך בחיבור לרשת האינטרנט. חיבור לרשת האינטרנט נדרש רק לטובת הפעולות הבאות:

  • הורדת החשבונייה שלי למחשב שלך
  • הפעלת רישיון השימוש בתוכנה
  • קבלה והתקנה של עדכוני תוכנה
  • הצגת שער המרה בין מטבעות על גבי טפסי העדכון של הזמנות וחשבוניות/קבלות
  • גישה ישירה לדף העזרה באתר האינטרנט שלנו מהתפריט הראשי

אחת המעלות של החשבונייה שלי היא העמדת קבצי הנתונים שלך לרשותך, בתצורה סטנדרטית של קבצי CSV.

תוכל לפתוח קבצים אלו ישירות לתוך אקסל, לשמור אותם כקבצי אקסל, ולבצע כל מניפולציה וניתוח שתחפוץ על הנתונים שלך.

קבצי הנתונים הם קבצי הגיבוי כפי שהגדרת בלשונית "מערכת" בהגדרות המערכת, שם תמצא כפתור "גבה עכשיו" לייצוא מיידי של כל נתוני המערכת שלך לתיקיית הגיבוי המוגדרת.

החשבונייה שלי - יצוא נתונים
החשבונייה שלי – יצוא נתונים

אם סימנת "גיבוי אוטומטי (מומלץ)", הגיבוי מבוצע באופן אוטומטי בכל פעם שאתה סוגר את החשבונייה שלי.

חשוב! אין לפתוח את קבצי הגיבוי בתיקייה אליה הם נשמרים על ידי החשבונייה שלי. לפני פתיחתם העתק את הקבצים (או הקובץ הנדרש) לתיקייה אחרת – השאר את העותקים שהמערכת יצרה בתהליך הגיבוי ללא שינוי.

כאשר אתה מפיק מסמכי מקור: חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה או קבלה, יש לוודא שמחוברת מדפסת פעילה למחשב. לפי הוראות רשויות המס, מסמך מקור חייב להיות מודפס, או להישלח כמסמך חתום דיגיטלית לפי החוק. ראה גם תשובה לשאלה: מדוע לא ניתן לשלוח מסמכים חשבונאיים מקוריים ללקוח כמסמכים דיגיטליים בהודעות אימייל?

חשבונית עסקה אינה חייבת להיות מודפסת ותישלח ישירות ללקוח בהודעת אימייל, ללא הדפסת מסמך המקור. על מנת לנתב את חשבונית העיסקה למדפסת, הסר את הסימון המתאים בלשונית "חשבוניות וקבלות" בהגדרות המערכת.

החשבונייה שלי - הדפסת חשבונית עסקה
החשבונייה שלי – הדפסת חשבונית עסקה

לפעמים, לאחר ביצוע עדכון מערכת, הקובץ המעודכן נפתח בליווי חלון אקסל ריק עם רקע אפור נוסף.

הדבר נובע ממדיניות האבטחה של מייקרוסופט המאלצת פתיחת קבצים שהועברו מרשת האינטרנט במצב של תצוגה מוגנת.

הפתרון: ביטול ההגדרה לפתוח קבצים שהורדו מהאינטרנט במצב של תצוגה מוגנת.

איך מגיעים להגדרה זו?

קובץ -> אפשרויות -> (בחר ב) מרכז יחסי האמון -> הגדרות מרכז יחסי האמון -> (בחר ב) תצוגה מוגנת.

החשבונייה שלי - הגדרות אקסל
החשבונייה שלי – הגדרות אקסל

הסר את הסימון מתיבת הסימון הראשונה: "הפוך תצוגה מוגנת לזמינה עבור קבצים המגיעים מהאינטרנט"

ובאקסל עם ממשק באנגלית:

File -> Options -> Trust Center -> Trust Center Settings -> Protected View

Un-check "Enable protected view for files originating from the Internet"

דו"חות

בחר בדו"ח "תקופתי להנהלת חשבונות" ברשימת הדו"חות, הגדר תחום תאריכים למסמכים החשבונאיים, והפק את הדו"ח.

אם סימנת "שלח באימייל לרואה החשבון" החשבונייה שלי תערוך הודעת אימייל הממוענת לרואה החשבון שלך, לפי כתובת האימייל שלו בלשונית "העסק שלך" בהגדרות המערכת, אליה מצורף הדו"ח.

החשבונייה שלי - הפקת דו
החשבונייה שלי – הפקת דו"ח תקופתי על ההכנסות לרואה החשבון
Category: דו"חות

בדף הראשי של החשבונייה שלי, בתפריט הראשי מצד ימין, בחר "לעדכן תשלום מקדמות מס הכנסה".

החשבונייה שלי - תפריט ראשי
החשבונייה שלי – תפריט ראשי

תקופת המקדמות האחרונה תוצג בפניך עם סיכומי ההכנסות והניכויים כפי שיש למלא ולשלם.

תוכל לעדכן את סך המחזור העסקי, סכום הניכויים ויתרת ניכויים נגררת מחודשים קודמים לפני דיווח על תשלום המקדמות.

החשבונייה שלי - חישוב מקדמות מס הכנסה
החשבונייה שלי – חישוב מקדמות מס הכנסה

עם לחיצה על הכפתור "שמור דיווח וסגור" הדיווח לתקופה יישמר ולא ניתן יהיה לעדכן את סכומי הדיווח בתקופה זו.

לפני תחילת השימוש בדיווחי מקדמות מס הכנסה, הגדר את תקופת הדיווח של העסק שלך (חודשי או דו-חודשי) ואת שיעור המקדמות כפי שנקבע לך על ידי רשות מס ההכנסה בלשונית "רשויות המס" בהגדרות המערכת.

החשבונייה שלי - הגדרות רשויות המיסים
החשבונייה שלי – הגדרות רשויות המיסים

תוכל גם לשלוח לרואה החשבון שלך דו"ח המרכז את תשלומי מקדמות המס אותם שילמת: בלשונית הדו"חות בחר בדו"ח "מקדמות מס הכנסה", טווח התאריכים עבור שנת המס שהסתיימה מוצע לך.

Category: דו"חות

הממשק הפתוח הוגדר על ידי רשות מס ההכנסה עבור תוכנות מחשב הרשומות במאגר התוכנות של רשות מס הכנסה.

ממשק זה מייצר קבצי נתונים בתצורה סטנדרטית המאפשרת למערכות רשות מס ההכנסה לעבד ולהציג את הפעילות החשבונאית בעסק שלך.

אפשר שבעת ביקורת מאת רשות מס ההכנסה, תידרש להפעיל ממשק זה ולהעביר לנציגי רשות מס ההכנסה את הקבצים שהמערכת יצרה. העובדה שאתה משתמש בתוכנה הרשומה במאגר התוכנות של רשות מס ההכנסה עשויה להקל על תהליך הביקורת בעסק שלך, הואיל וכל המידע על פעילות העסק שלך יועבר בלחיצת כפתור לנציג רשות מס הכנסה.

Category: דו"חות

הדף הראשי: משימות הממתינות לתשומת לבך

דרישות תשלום להפיק הן שורות הזמנות פתוחות שמועד התשלום הנקוב שלהן חלף או מתקרב (בשבוע הקרוב).

הזמנות הממתינות לגביה הן שורות הזמנות פתוחות שלהן הופקה דרישת תשלום (חשבונית) אך טרם נתקבל התשלום עבורן (לא הופקה קבלה).

דרישות תשלום פתוחות הן חשבוניות שהופקו (הודפסו) אך טרם נפרעו (כלומר, טרם הופקה להן קבלה המסומנת כקבלה שנפרעה).

הצעות מחיר פתוחות הן הצעות מחיר שטרם נסגרו. מוצג מספר הימים מאז שנפתחה הצעת המחיר.

תקבולים הממתינים לפרעון הם שורות תקבולים שמועד פרעונם חלף אך הם טרם נפרעו.

עבור עוסק חייב בדיווח מע"מ, חשבוניות מס להפיק הן שורות תקבולים שמועד פרעונם חלף או מתקרב (בשבוע הקרוב), שלהן לא מקושרת חשבונית מס. אלו הן קבלות שהופקו כנגד תשלומים דחויים, מתוך מטרה להפיק להם את חשבונית המס במועד הפירעון.

בדף הראשי של החשבונייה שלי תמצא את חלון התזכורות הסגול. בכותרת חלון התזכורות לחץ על כפתור הגדרת התזכורות (ציור של גלגל שיניים), שם תוכל לעדכן ולהוסיף תזכורות תקופתיות.

החשבונייה שלי - תזכורות אישיות
החשבונייה שלי – תזכורות אישיות

הזמנות

בטופס עדכון הצעת המחיר, לחץ על כפתור "צור הזמנה" (ציור של טבלה בצבע כתם – צבע ההזמנות במערכת ועליו סימן "+" ירוק).

החשבונייה שלי - הפוך הצעת מחיר להזמנה
החשבונייה שלי – הפוך הצעת מחיר להזמנה

מסמך הזמנה מייצג את הסכם המכר בינך לבין הלקוח שלך, וככזה מהווה ציר מרכזי במערכת למעקב אחר התקדמות העיסקה. בעוד שאת טבלת התשלומים ניתן לעדכן כאשר ההזמנה בסטאטוס "פתוחה", את תכולת ההזמנה – מוצרים/שירותים לא ניתן.

האפשרויות הבאות עשויות להתאים עבורך, היה והשתנו תנאי ההזמנה בינך ובין הלקוח:

  • ביטול ההזמנה ויצירת הזמנה חדשה (מומלץ אם עדין לא הופקו חשבוניות/קבלות להזמנה)
  • יצירת הזמנה חדשה עם התוספות להזמנה הקיימת
  • סגירת ההזמנה הקיימת (העברה ידנית לסטאטוס "סגורה") ויצירת הזמנה חדשה
Category: הזמנות

אם הלקוח ביקש ממך לציין את מספר הזמנה במערכת שלו על גבי המסמכים החשבונאיים שלך, על מנת שיהיה לו קל לשייך את המסמכים שלך להזמנה אצלו במערכת, תוכל להזין מספר זה כמזהה ההזמנה אצל הלקוח. מספר זה יופיע על גבי המסמכים החשבונאיים שתשלח לו.

Category: הזמנות

בתהליך תקין, לאחר שהופקו עבור ההזמנה חשבוניות וקבלות על מלוא סכום ההזמנה (יתרות ההזמנה = אפס), היא תיסגר באופן אוטומטי. ניתן לשנות את סטאטוס ההזמנה ל-"סגורה" גם באופן ידני, אם כי אין זה מומלץ. הזמנה סגורה לא מאפשרת הפקת חשבוניות/קבלות, אינה מעדכנת יתרות ולכן הזמנה שנסגרה לפני שנפרעה במלואה תשקף תמונה עסקית חסרה.

Category: הזמנות

סטאטוס "ממתינה" משמש כטיוטא של הזמנה, לפני שתנאי ההזמנה נחתמו בינך לבין הלקוח. ככזו, לא ניתן להפיק מסמכים חשבונאיים להזמנה בסטאטוס "ממתינה".

סטאטוס "פתוחה" מתאר הזמנה פעילה, המהווה את הסכם המכר בינך לבין הלקוח, עם יתרות חיוביות, כלומר, שטרם נפרעה במלואה.

Category: הזמנות

מסמך הזמנה מייצג את הסכם המכר בינך לבין הלקוח שלך, וככזה מהווה ציר מרכזי במערכת למעקב אחר התקדמות העיסקה, ובפרט אחר יתרות ההזמנה כדלהלן:

יתרה לדרישת תשלום: מייצגת את סכום ההזמנה שעבורו טרם הופקה חשבונית (מכל סוג שהוא).

יתרה לגבייה: מייצגת את סכום ההזמנה שעבורו טרם הופקה קבלה (מכל סוג שהוא).

החשבונייה שלי - יתרות הזמנה
החשבונייה שלי – יתרות הזמנה

יתרות ההזמנה משקפות את תהליך ההתחשבנות הרגיל מול הלקוח: בקשת תשלום באמצעות חשבונית, וקבלת התשלום באמצעות הפקת קבלה.

יש לזכור שהפקת המסמך נרשמת רק עם הדפסתו. רק חשבונית/קבלה בסטאטוס "הודפסה", או "נפרעה", נחשבת כמסמך שהופק.

Category: הזמנות

שער ההמרה נמשך באופן אוטומטי מאתר האינטרנט של בנק ישראל, לפי התאריך הסמוך ביותר למועד המסמך שעבורו פורסם שער המרה.

ניתן לרשום שער המרה באופן ידני, במקום השער המוצע, או במקרים בהם אין חיבור לרשת האינטרנט בשעת עריכת הזמנה או חשבונית/קבלה.

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

הצעות מחיר

בלשונית "הצעות מחיר" בהגדרות המערכת תוכל לנסח את מלל הפתיח והתנאים הכלליים להצעות המחיר.

החשבונייה שלי - נוסח מלל קבוע בהצעות מחיר
החשבונייה שלי – נוסח מלל קבוע בהצעות מחיר

שאר השורות מוסתרות על ידי חלונית "פירוט והערות". לחץ על כפתור החלפת התצוגה אשר מתחת לחלונית "פירוט והערות" לחשיפה/הסתרה של חלונית זו. הפריטים וההערות אותם הזנת אינם נמחקים בהחלפת התצוגה.

החשבונייה שלי - החלפת תצוגת פריטים בהצעות מחיר
החשבונייה שלי – החלפת תצוגת פריטים בהצעות מחיר

באמצעות עמודת ה- "ימים" תוכל לפרט לוח זמנים להספקה, או קבלת תשלומים, כאשר בכל שורה אתה מציין את מספר הימים הנוספים הנדרשים מהשורה הקודמת.

לדוגמא: אתה מציע הצעה שבה נדרש תשלום מקדמה על סך 1,500 ש"ח עם קבלת ההזמנה. לאחר 7 ימים יידרש תשלום נוסף, עם הספקת השלב הראשון בפרוייקט, על סך 2,500 ש"ח. לאחר 5 ימים נוספים, יידרש התשלום האחרון, עם הספקת הפרוייקט המלא, על סך 3,500 ש"ח. טבלת התשלומים תיראה כך:

החשבונייה שלי - לוח תשלומים בהצעות מחיר
החשבונייה שלי – לוח תשלומים בהצעות מחיר

שורה מספר 6 מחושבת עבורך באופן אוטומטי, לנוחותך, על בסיס יתרת התשלום הנותר להשלמת סכום ההצעה המלא.

בטופס עדכון הצעת המחיר, לחץ על כפתור "העתק וצור הצעה חדשה" (ציור של טבלה בצבע חרדל – צבע הצעות המחיר במערכת ועליו סימן "+" ירוק).

החשבונייה שלי - שכפל הצעת מחיר
החשבונייה שלי – שכפל הצעת מחיר

אם סטאטוס ההצעה הוא "פתוחה" – ההצעה המשוכפלת תצטרף לקבוצת המסמכים של המסמך המשוכפל, אחרת, המסמך החדש יפתח קבוצה חדשה.

בטופס עדכון הצעת המחיר, לחץ על כפתור "צור הזמנה" (ציור של טבלה בצבע כתם – צבע ההזמנות במערכת ועליו סימן "+" ירוק).

החשבונייה שלי - הפוך הצעת מחיר להזמנה
החשבונייה שלי – הפוך הצעת מחיר להזמנה

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

חשבוניות וקבלות

שער ההמרה נמשך באופן אוטומטי מאתר האינטרנט של בנק ישראל, לפי התאריך הסמוך ביותר למועד המסמך שעבורו פורסם שער המרה.

ניתן לרשום שער המרה באופן ידני, במקום השער המוצע, או במקרים בהם אין חיבור לרשת האינטרנט בשעת עריכת הזמנה או חשבונית/קבלה.

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

באופן כללי, חשבונית מהווה בקשה לתשלום וקבלה מהווה רישום קבלת תשלום.

למסמכים החשבונאיים השונים משמעויות נוספות בהיבט חוקי המס, כדלהלן:

חשבונית עיסקה – דרישה לתשלום ללא התחייבות העברת סכום מע"מ שגבית מהלקוח לרשות המע"מ.

חשבונית מס – דרישה לתשלום עם התחייבות להעברת סכום המע"מ הנקוב בחשבונית לרשות המע"מ. יכולה לשמש גם כתעודת משלוח המלווה את הטובין בדרכו ללקוח.

קבלה – רישום קבלת תשלום והתחייבות העברת מס בגין ההכנסה לרשות מס הכנסה.

חשבונית מס/קבלה – איחוד חשבונית מס וקבלה במסמך אחד (שקול להפקה נפרדת של חשבונית מס וקבלה עבור אותה העסקה).

לתשומת לבך:

  • עוסק פטור אינו גובה מע"מ ואינו מעביר מע"מ לרשות המע"מ, לפיכך אינו מפיק חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה.
  • לעיתים חולף זמן בין מועד הפקת דרישת התשלום (חשבונית מס) לקבלת התשלום מהלקוח. נוצר מצב לפיו אתה התחייבת להעביר את סכום המע"מ לרשות המע"מ הרבה לפני שקיבלת מהלקוח את סכום המע"מ הזה. על מנת להימנע מהעברת תשלום המע"מ לרשות המע"מ לפני שאתה קיבלת את התשלום (עם המע"מ) מהלקוח, מקובל להפיק חשבונית עסקה (ולא חשבונית מס) כדרישה לתשלום, ורק עם קבלת התשלום, להפיק חשבונית מס/קבלה.

לפי החוק, לא ניתן לעדכן מסמך חשבונאי לאחר שהופק. לפיכך, חשבונית/קבלה שהודפסה איננה ניתנת לעדכון.

חשבונית/קבלה בסטאטוס "ממתינה" ניתנת לעדכון, הואיל ומסמך בסטאטוס "ממתינה" נחשב כטיוטא.

מאחר ומסמך בסטאטוס "ממתינה" נחשב כמסמך טיוטא הניתן למחיקה, יצירת מסמך מאותו הסוג עשוי להוביל למצב שבו רצף מספרי המסמכים מסוג זה נשבר, מצב המנוגד להוראות רשות המיסים.

לדוגמא: אתה מעדכן חשבונית מס שמספרה 4010. עדין לא הדפסת אותה, ולכן היא בסטאטוס "ממתינה".

אתה מוסיף חשבונית מס חדשה, שמספרה 4011, ומדפיס אותה.

אתה מוחק את חשבונית 4010.

ברצף המספרים של חשבוניות המס חסר לך עתה מסמך שמספרו 4010 – בניגוד להוראות רשות המס.

מסמכי מקור מסוג: חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס/קבלה חייבים בהדפסה לפני שניתן יהיה לשלוח העתק נאמן למקור באמצעות הודעת אימייל ללקוח.

ממתינה: המסמך בתהליך עריכה, נחשב כטיוטא בלבד.

הודפסה: המסמך הופק ועתה מהווה חלק ממערכת הנהלת החשבונות שלך לטובת דיווח על הכנסות, הפרשת מיסים וכד'.

נפרעה: כל תשלומי הקבלה (והחשבונית) נפרעו.

ביטול מסמך מסוג חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס/קבלה לאחר שהופק, מחייב את הפעולות הבאות:

  1. הפקת מסמך זיכוי נגדי מאותו הסוג (בסכום שלא יעלה על סכום המסמך המקורי).
  2. תיעוד סיבת הביטול בהערה.
  3. סימון מסמך המקור בתווית "מבוטל" ושמירתו

לביטול/זיכוי מסמך חשבונאי, הצב את הסמן על המסמך אותו יש לבטל בגיליון החשבוניות/קבלות ולחץ על הכפתור "בטל" אשר מעל הטבלה.

החשבונייה שלי - הפקת חשבונית זיכוי
החשבונייה שלי – הפקת חשבונית זיכוי

בהתאם לסוג המסמך ולסטאטוס שלו, החשבונייה שלי תנחה אותך איך לפעול במקביל לתהליך הוספת מסמך הזיכוי הנגדי, אם יש צורך בכך.

סכום ניקוי המס במקור יתועד כשורה בטבלת התשלומים על גבי הקבלה.

החשבונייה שלי תעזור לך בהזנת שורה זו, באופן הבא:

מלא את שורות התקבולים במלואם, ללא התחשבות בניכוי המס, כך שסך שורות התקבולים שווה לסכום הקבלה.

לחץ על הכפתור "ניכוי מס" אשר מתחת לטבלת התקבולים.

המערכת תחשב את סכום ניכוי המס לפי שיעורו המוגדר בלשונית "חשבוניות וקבלות" בהגדרות המערכת.

אם החישוב אינו תואם במדוייק את הסכומים אותם חישב הלקוח עבורך, תוכל לשנות סכומים אלו באופן ידני.

החשבונייה שלי - ניכוי מס במקור
החשבונייה שלי – ניכוי מס במקור

טיפ: על מנת שלא תשכח לחדש את אישור ניכוי המס במקור במועד, הוסף לעצמך תזכורת בדף הראשי של החשבונייה שלי.

הכן מראש קובץ תמונה, גודל מומלץ: רוחב: 1814 פיקסלים, גובה: 312 פיקסלים.

בלשונית "חשבוניות וקבלות" בהגדרות המערכת לחץ על הכפתור "בחר קובץ…".

בחר את קובץ התמונה שהכנת ואשר העלאתו לחשבונייה שלי.

תצוגה מוקטנת של התמונה תוצג בחלון ההגדרות לאחר שקובץ התמונה שובץ בהצלחה בחשבוניות שלך.

החשבונייה שלי - הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית
החשבונייה שלי – הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית

מיתוג ועיצוב

לשונית "העסק שלך" בהגדרות המערכת מאפשרת לך לבחור שלושה צבעים המאפיינים את מיתוג העסק שלך.

החשבונייה שלי - מיתוג בצבעי העסק שלך
החשבונייה שלי – מיתוג בצבעי העסק שלך

צבעים אלו ישמשו בהפקת המסמכים החשבונאיים לפי הכללים הבאים:

הצבע הכהה מבין השלושה ישמש למלל ובו פרטי העסק שלך בראש המסמך.

הצבע הבהיר מבין השלושה ישמש לקווי הטבלאות, רקע כותרות הטבלאות ומלל ההערות.

הצבע השלישי ישמש למלל ובו שם ופרטי הלקוח בראש המסמך.

תוכל לשחק עם סדר הצבעים על מנת לקבל תוצאות שונות בעיצוב המסמכים החשבונאיים.

הכן מראש קובץ תמונה, גודל מומלץ: רוחב: 1814 פיקסלים, גובה: 312 פיקסלים.

בלשונית "חשבוניות וקבלות" בהגדרות המערכת לחץ על הכפתור "בחר קובץ…".

בחר את קובץ התמונה שהכנת ואשר העלאתו לחשבונייה שלי.

תצוגה מוקטנת של התמונה תוצג בחלון ההגדרות לאחר שקובץ התמונה שובץ בהצלחה בחשבוניות שלך.

החשבונייה שלי - הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית
החשבונייה שלי – הוספת מודעת פרסומת בראש החשבונית

הכן מראש קובץ תמונה עם הלוגו שלך, גובה מומלץ: 183 פיקסלים (רוחב התמונה אינו מוגבל).

בלשונית "העסק שלך" בהגדרות המערכת סמן "הדפס לוגו" ולחץ על הכפתור "בחר קובץ…".

בחר את קובץ התמונה שהכנת ואשר העלאתו לחשבונייה שלי.

תצוגה מוקטנת של התמונה תוצג בחלון ההגדרות לאחר שקובץ התמונה שובץ בהצלחה במסמכים החשבונאיים שלך.

החשבונייה שלי - הוספת לוגו בראש המסמכים החשבונאיים
החשבונייה שלי – הוספת לוגו בראש המסמכים החשבונאיים

מרכז המידע הכספי

הכנסה נקבעת עם דיווח על תקבול (הפקת קבלה) לאחר שנפרע, כלומר, עם הפקת קבלה הכוללת שורות תקבולים המסומנות כתקבולים שנפרעו. לפיכך, סכומי ההכנסות המסוכמים במרכז המידע הכספי שייכים לשורות תקבולים המסומנות כתקבולים שנפרעו.

סכומי התקבולים הצפויים לעסק שלך בעתיד מגיעים משלושת המקורות הבאים:

  • תקבולים שטרם נפרעו: שורות תקבולים בקבלות שהופקו וטרם סומנו כתקבולים שנפרעו
  • דרישות לתשלום שטרם נגבו (נפרעו): חשבוניות עסקה/מס בסטאטוס "הודפסה"
  • הזמנות עם לוח תקבולים עתידיים: שורות תקבולים בהזמנות הנושאות תאריך תקבול שטרם הופקו להן חשבוניות/קבלות

מרכז המידע העסקי

מכירה נקבעת עם כריתת הסכם המכר בינך לבין הלקוח, כלומר, עם הקמת הזמנה. לפיכך, סכומי המכירות המסוכמים במרכז המידע העסקי שייכים לשורות הזמנות בסטאטוס "פתוחה" או "סגורה".

כפתורי המיון הקטנים אשר בכותרות העמודות "כמות פריטים" ו- "סכום עסקאות" בטבלת הלקוחות במרכז המידע העסקי, יאפשרו הצגת הלקוחות המובילים (מיון בסדר יורד) או האחרונים (מיון בסדר עולה) לפי כמות פריטים מוזמנת או לפי סכום עסקאות.

החשבונייה שלי - הצגת הלקוחות המובילים או האחרונים לפי מכירות
החשבונייה שלי – הצגת הלקוחות המובילים או האחרונים לפי מכירות

משלוח הודעות ומסמכים ללקוחות

לפי הוראות חוזר מנכ"ל 2004, ובהסתמך על חוק חתימה אלקטרונית (2001), על מנת שספק יוכל לשלוח מסמכי מקור חתומים בחתימה אלקטרונית במקום להדפיס אותם ללקוח, על הספק לעמוד בשורה של תנאים ומשימות, כדלהלן:

  • להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר על מנת לקבל תעודה אלקטרונית מאומתת ("מאושרת"). בישראל שתי חברות מורשות כגורם מאשר: personalID, Comsign.
  • להודיע בדאר רשום לפקיד השומה על כוונתו לשלוח מסמכים ממוחשבים
  • לקבל אישור בכתב ולשמור אותו, מכל לקוח (שאיננו אדם פרטי) המאשר לו לשלוח ללקוח מסמכים ממוחשבים
  • על הלקוח (באם אינו אדם פרטי) חלות הוראות בדבר שמירה וגיבוי מסמכים ממוחשבים

עם זאת, החוק מאפשר לרכוש תעודה אלקטרונית מבלי הצורך להתייצב באופן אישי בנקודת שירות של גורם מאשר מוכר, ובאמצעות תעודה אלקטרונית מאובטחת זו, ניתן להפיק מסמכים ממוחשבים חתומים אלקטרונית, כנגד אמצעי התשלום הבאים בלבד:

  • כרטיס אשראי הלקוח, כאשר השובר ערוך לפקודת הספק.
  • שיק לפקודת שם הלקוח, עליו נכתב "לא סחיר".
  • העברה בנקאית לחשבון הספק הכלול במערכת חשבונותיו.

כפי שניתן לראות, על מנת לוותר על הצורך להדפיס מסמכים חשבונאיים בהתאם לחוק, נדרשת השקעה לא מבוטלת מצד הספק, ובמקרים מסויימים גם מצד הלקוח, מה שהופך אפשרות זו למורכבת ליישום בשלב זה.

בבדיקה שערכנו עם שני הרוגמים המאשרים המוכרים, יישום פתרון זה עבור קהל לקוחותינו בהתאם לחוק, צפוי לעלות לכל לקוח מאות עד אלפי ש"ח, מדי שנה. לפיכך, החלטנו להמתין עם יישום פתרון זה לעת עתה.

הפתרון הפרקטי אותו אנו מציעים: הדפסת מסמכי המקור, בסמוך להדפסתם משלוח עותק נאמן למקור ללקוח בהודעת אימייל (בלחיצת כפתור), והעברת מסמכי המקור ללקוח במועד הנוח לשניכם (בדאר או בפגישה).

בהגדרות המערכת, ניתן לכתוב את נוסח הודעות האימייל, הם ללקוחות המקבלים מסמכים בעברית, והן ללקוחות המקבלים מסמכים באנגלית, בכל אחת מהלשוניות: הצעות מחיר, הזמנות, חשבוניות וקבלות.

החשבונייה שלי - נוסח הודעות אימייל ללקוח
החשבונייה שלי – נוסח הודעות אימייל ללקוח

בעריכת נושא וגוף הודעות האימייל בהגדרות המערכת, ניתן לשבץ את התגיות החכמות הבאות:

התג <Doc_Number> יוחלף במספר המסמך החשבונאי המצורף להודעת האימייל.

התג <Recipient_Number> יוחלף בשם הנמען (איש הקשר של הלקוח הנבחר למסמך זה).

החשבונייה שלי - תגיות חכמות בהודעות אימייל ללקוח
החשבונייה שלי – תגיות חכמות בהודעות אימייל ללקוח

משלוח הודעות אימייל ללקוחות דורש הגדרת חשבון אימייל ממנו תישלחנה ההודעות. הגדרת חשבון האימייל אפשרית בלשונית "מערכת" בהגדרות המערכת.

אם מותקנת תוכנת Microsoft Outlook במחשב שלך עם הגדרת חשבון פעיל ממנו ניתן לשלוח הודעות אימייל, כל מה שצריך לעשות בהגדרת אופן משלוח ההודעות זה לבחור Outlook ברשימה.

החשבונייה שלי - הגדרת משלוח הודעות אימייל
החשבונייה שלי – הגדרת משלוח הודעות אימייל

לחלופין, ניתן להגדיר התחברות לשרתי אימייל המאפשרים חיבור בפרוטוקול SMTP. לשם כך, יש לדעת את שם שרת האימייל, מספר הערוץ (Port), שם המשתמש והסיסמא לחשבון ממנו רוצים לשלוח הודעות.

אם ברשותך חשבון Gmail בשרתי גוגל (Google), בחר באופן משלוח ההודעות: SMTP, והזן את ההגדרות הנוספות כדלהלן:

  • שרת אימייל: smtp.gmail.com
  • ערוץ: 465
  • סמן תקשורת מאובטחת (SSL)
  • השם והסיסמא שלך לחשבון הגוגל

לחץ על הכפתור "שלח הודעה לבדיקה" לפני שמירת ההגדרות על מנת לוודא שמשלוח הודעות האימייל הוגדר בהצלחה.

בנוסף, יש לאפשר קבלת הוראות למשלוח הודעות בצורה פחות מאובטחת בהגדרות החשבון שלכם בגוגל באופן הבא:

התחברו לחשבון הגוגל עם השם והסיסמא שלכם, בדפדפן האינטרנט שלכם. לאחר מכן, גשו לכתובת הבאה:

https://myaccount.google.com/lesssecureapps

הפעילו את המתג המאפשר התחברות פחות בטוחה לחשבון הגוגל שלכם.

החשבונייה שלי - הגדרות גוגל
החשבונייה שלי – הגדרות גוגל

הסברים אודות הגדרה זו ניתן למצוא כאן:

https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=iw

ניהול מוצרים ושירותים

בטופס הוספת מוצר/שירות, אם היחידות אותן תרצה להוסיף לא קיימות עדין, הזן אותן ישירות במקום לבחור מהרשימה יחידות קיימות. המערכת תזהה שהזנת מונח חדש והיא תציע לך להוסיף אותו לרשימת היחידות.

החשבונייה שלי - הוספת יחידות מידה חדשות
החשבונייה שלי – הוספת יחידות מידה חדשות

בטופס הוספת מוצר/שירות, אם קבוצת הפריטים אותה תרצה להוסיף לא קיימת עדין, הזן אותה ישירות במקום לבחור מהרשימה קבוצה קיימת. המערכת תזהה שהזנת מונח חדש והיא תציע לך להוסיף אותו לרשימת קבוצות הפריטים.

החשבונייה שלי - הוספת קבוצות פריטים חדשות
החשבונייה שלי – הוספת קבוצות פריטים חדשות

סיווג המוצר משמש בביקורת של נציג רשויות המס. ראה תשובה לשאלה: מה זה "ממשק פתוח (מס הכנסה)" ברשימת הדו"חות?

מאחר וכל מוצר מאופיין בשפה שבו שמו נרשם, במטבע שבו מחירו נקוב ובשפה המתארת את יחידות התמחור שלו, יש להגדיר מוצר שישמש אותנו במסמכים המיועדים ללקוחות בשפה העברית בש"ח, בנוסף להגדרתו בשפה האנגלית בכל מטבע אחר שבו הוא יתומחר. לדוגמא:

אתה מוכר שעות ייעוץ ללקוחות בארץ וללקוחות בחו"ל, במטבע דולר ארה"ב. לפיכך, הגדר שני מוצרים נפרדים:

ללקוחות בארץ:

  • ייעוץ לפי שעות
  • יחידות תמחור: "שעות"
  • מחיר: 300
  • מטבע: "שקל חדש"
  • שפה: "עברית".

ללקוחות בחו"ל:

  • Consulting by the Hour
  • יחידות תמחור: "Hour"
  • מחיר: 100
  • מטבע: "דולר ארה"ב
  • שפה: "אנגלית".

בדרך כלל, את שני המוצרים נשייך לאותה קבוצה ("ייעוץ", לפי דוגמא זו), על מנת לאגד את כל פעילות הייעוץ שלנו, בין אם נמכרה ללקוחות בארץ ובין אם נמכרה ללקוחות בחו"ל.

זה תלוי באסטרטגית התמחור והצגת המחירים שלך, המערכת תומכת בשתי האפשרויות. בחר בשיטה המתאימה לך בהגדרות המערכת, לשונית "חשבוניות וקבלות". בהתאם לשיטה שבה בחרת, המערכת תוסיף מע"מ למחירי המוצרים שלך, או תפחית מע"מ ממחירי המוצרים שלך.

החשבונייה שלי - הגדרת אופן חישוב המע
החשבונייה שלי – הגדרת אופן חישוב המע"מ

קבלת עזרה

החשבונייה שלי תוכננה מתוך מחשבה על תהליך העבודה שלך ועל חוויה מהנה וקלה עם המערכת. תמצא שמרבית התשובות כבר ברורות לך מעצם השימוש במערכת עצמה.

החשבונייה שלי - קבלת עזרה
החשבונייה שלי – קבלת עזרה

בכל גיליון תמצא את כפתור העזרה בסרגל הכלים העליון. מומלץ לקרוא את כל חלונות העזרה בכל הגיליונות לפני תחילת השימוש במערכת, מה שיבטיח תכנון נכון שלך את טבלאות הלקוחות והמוצרים/שירותים שלך וניצול מירבי של תכונות המערכת.
תשובות לשאלות נבחרות תמצא באתר האינטרנט שלנו.

לבסוף, תוכל לפנות אלינו בשאלה באמצעות טופס בקשת העזרה המופיע באתר האינטרנט שלנו המיועד ללקוחות בהסכם שירות.

דף העזרה מאפשר לשלוח אלינו שאלה באופן ישיר והוא מיועד ללקוחות בהסכם שירות. השתמש בשם המשתמש שלך ובסיסמה אותם קיבלת עם רכישת החשבונייה שלי על מנת להתחבר כלקוח בהסכם שירות.

אם אינך לקוח בהסכם שירות אנו ממליצים לך לרכוש הסכם שירות שנתי, הוא איננו יקר ומאפשר לך לפנות אלינו באופן בלתי מוגבל ולקבל עדכוני תוכנה באופן אוטומטי.

רכישת מוצרים ושירותים

רישיון השימוש אותו רכשת תקף לנצח.

עם רכישת החשבונייה שלי תישלח אליך הודעת אימייל ובה מפתח להפעלת הרישיון שלך.

בלשונית "רישוי תוכנה" תידרש להזין את מפתח הרישיון ואת כתובת האימייל עימה נרשמת במעמד רכישת התוכנה (אליה נשלחה הודעת האימייל עם מפתח הרישיון). לחיצה על הכפתור "הפעל רישיון" תשלח בקשה לרישום החשבונייה שלי אצלנו (פעולה זו מחייבת חיבור לרשת האינטרנט).

החשבונייה שלי - הפעלת רישיון שימוש בתוכנה
החשבונייה שלי – הפעלת רישיון שימוש בתוכנה

בלשונית "רישוי תוכנה" בהגדרות המערכת, תמצא כפתור המאפשר לשדרג את החשבונייה שלי מהמהדורה הבסיסית למהדורה: "כמו הגדולים!".

הסכם שירות ותמיכה תקף לשנה והוא כולל:

  • אפשרות לשלוח אלינו שאלות הקשורות עם השימוש בחשבונייה שלי, ללא הגבלה, באמצעות טופס קבלת עזרה באתר האינטרנט שלנו
  • קבלת עדכוני תוכנה ככל שאלו מוצעים על ידינו. עדכוני תוכנה כוללים בדרך כלל תיקונים שונים המתגלים ומדווחים על ידי הלקוחות שלנו, ועשויים לכלול שיפורים ותוספות קטנות ליכולות המערכת.

יודגש כי הסכם השירות והתמיכה אינו כולל רישיון שימוש בגרסה "מג'ורית" חדשה של התוכנה, ככל שזו תוצע על ידינו. גרסה "מג'ורית" כוללת בדרך כלל מרכיבים חדשים משמעותיים בתוכנה.

עלות השירות השנתי איננה גבוהה, לפיכך מומלץ לרכוש אותו ככל שעולה הצורך לקבל מאיתנו עזרה בפניה ישירה. אנו לא מחייבים רצף בתקופת הסכם השירות, כך שניתן להשתמש בתוכנה ללא הסכם שירות, עד אשר עולה הצורך לקבל עזרה ואז לרכוש הסכם שירות לשנה הקרובה.

החשבונייה שלי תוכננה ופותחה לעבוד על גבי מחשב עם מערכת הפעלה Windows מגרסה 7 ומעלה עליו מותקנת תוכנת אקסל Microsoft Excel. המערכת נבדקה על גבי גרסאות אקסל 2016, 2013, 2010. ייתכן שהמערכת תעבוד גם על גרסה 2007.

מערכת ההפעלה Windows יכולה להיות בתצורה של 32 או 64 ביט.
אקסל חיב להיות בתצורה של 32 ביט בלבד (הרוב המכריע של ההתקנות).

ישנן פעולות מסויימות המצריכות חיבור לרשת האינטרנט, ראה תשובה לשאלה האם אני יכול להשתמש בחשבונייה שלי ללא חיבור לרשת האינטרנט?

בנוסף, יש לוודא מדפסת מחוברת למחשב לטובת הפקת מסמכי מקור חשבונאיים לפי החוק, ראה תשובה לשאלה: האם אני חייב לחבר מדפסת למחשב שלי בעבודה עם החשבונייה שלי?

שאלות כלליות

בהחלט!

אקסל ערוך להכיל מיליוני שורות נתונים המשמשים כמסד נתונים (Database) במבנה טבלאי פשוט.

על ידי שימוש בטכניקות איתור, אחזור, שמירה ועדכון נתונים באופן מתאים, ניתן לבצע פעולות על כמויות גדולות של נתונים בצורה יעילה ומהירה.

החשבונייה שלי פותחה על ידי מומחה מערכות מידע תוך שימוש בטכניקות פיתוח ועיבוד מתקדמות על מנת לאפשר חוויית משתמש מהנה ואינטואיטיבית.

החשבונייה שלי - תעודת רישום תוכנה ברשות המיסים בישראל
החשבונייה שלי – תעודת רישום תוכנה ברשות המיסים בישראל

החשבונייה שלי תוכננה ופותחה לעבוד על גבי מחשב עם מערכת הפעלה Windows מגרסה 7 ומעלה עליו מותקנת תוכנת אקסל Microsoft Excel. המערכת נבדקה על גבי גרסאות אקסל 2016, 2013, 2010. ייתכן שהמערכת תעבוד גם על גרסה 2007.

מערכת ההפעלה Windows יכולה להיות בתצורה של 32 או 64 ביט.
אקסל חיב להיות בתצורה של 32 ביט בלבד (הרוב המכריע של ההתקנות).

ישנן פעולות מסויימות המצריכות חיבור לרשת האינטרנט, ראה תשובה לשאלה האם אני יכול להשתמש בחשבונייה שלי ללא חיבור לרשת האינטרנט?

בנוסף, יש לוודא מדפסת מחוברת למחשב לטובת הפקת מסמכי מקור חשבונאיים לפי החוק, ראה תשובה לשאלה: האם אני חייב לחבר מדפסת למחשב שלי בעבודה עם החשבונייה שלי?

תעודות משלוח

אחת התכונות החשובות של החשבונייה שלי, היא האפשרות לראות ריכוז של כל המסמכים הקשורים לעיסקה, משלב הצעת המחיר, דרך קבלת ההזמנה, הפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועד הפקת הקבלות לסגירת העיסקה.

החשבונייה שלי - מסמכים מקושרים לעסקה
החשבונייה שלי – מסמכים מקושרים לעסקה

בכל טופס עדכון ניתן ללחוץ על כפתור "מסמכים מקושרים" לפתיחת רשימת המסמכים הקשורים עם העיסקה. ברשימה זו, ניתן לבחור כל מסמך ולפתוח את טופס העדכון שלו, או להפיק העתק נאמן למקור בפורמט PDF.

על מנת שהמערכת תדע לקשור את כל המסמכים לעיסקה נתונה, יש להפיק את המסמכים האחד מתוך השני, באמצעות כפתורי הפקת המסמכים הצבעוניים (ציור טבלה בצבע האופייני למסמך ועליו סימן "+" ירוק.

מסמך שהופק ישירות מהגיליון ולא מתוך טופס עדכון של מסמך קיים, לא יהיה מקושר לעיסקה ולכן לא יוצג ברשימת המסמכים הקשורים לעיסקה.

לפיכך, תהליך העבודה המומלץ הינו:

  1. הפקת הצעת מחיר ללקוח
  2. עם אישור ההצעה – איתור ההצעה, פתיחתה לעדכון ויצירת הזמנה מתוך ההצעה.
  3. במועד הנדרש להפקת חשבונית – איתור ההזמנה, פתיחתה לעדכון והפקת חשבונית מתוך ההזמנה.
  4. עם קבלת התשלום – איתור ההזמנה (או החשבונית), פתיחתה לעדכון והפקת הקבלה מתוך ההזמנה/חשבונית.

לפי תקנות רשויות המס, כל מוצר היוצא את שערייך בדרכו ליעד כלשהו, חייב להיות מלווה במסמך חשבונאי: חשבונית מס, או תעודת משלוח.

רואה החשבון שלך יוכל לייעץ לך האם אתה מחויב בהפקת תעודת משלוח, בהתאם לסוג העסק שלך.

אם אינך משתמש בתעודות משלוח, תוכל לכבות אפשרות זו בלשונית "תעודות משלוח" בהגדרות המערכת.

החשבונייה שלי - תעודות משלוח
החשבונייה שלי – תעודות משלוח

תעודת משלוח מסוג "מכירה" מלווה מוצר בדרכו ללקוח, לאחר שרכש אותו.

תעודת משלוח מסוג "שינוע" מלווה מוצר העושה דרכו לכל יעד אחר או מכל סיבה אחרת, כגון: משלוח דוגמאות לבדיקה ללקוח (לפני רכישה), שינוע מוצרים להצגה בתערוכה, שינוע מוצרים ליריד מכירה, שינוע מוצרים בין מחסנים.

למוצרים שלהם הופקה תעודת משלוח מסוג "שינוע" ולבסוף חזרו למלאי שלך (כמו במקרה של יריד מכירה בו לא כל המוצרים נמכרו) תופק תעודת משלוח מזכה מסוג שינוע.

להפקת תעודת משלוח מזכה: הצב את הסמן על שורת תעודת המשלוח אשר הופקה למוצר עם יציאתו ולחץ על הכפתור "זיכוי (שינוע)". בטופס הוספת תעודת המשלוח תוכל לעדכן את כמות המוצרים שחזרה למלאי שלך (אל תשכח את סימן המינוס!).

החשבונייה שלי - תעודת משלוח מזכה עבור מוצרים חוזרים
החשבונייה שלי – תעודת משלוח מזכה עבור מוצרים חוזרים

כל מטרתה ותכליתה של תעודה משלוח ללוות מוצר בדרכו. אין משמעות לתעודת משלוח שלא למטרה זו.

Load More

X

שכחת סיסמתך?

הצטרף אלינו